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第50封信 优秀的商业信函助你成功
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第50封信 优秀的商业信函助你成功
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总之,任何信件都有自己的写作方法,商业信函不必过于追求华丽的修饰,但必须做到意思清楚、语句通顺,关于这一点,之前已经提到过了。当然,这也并不是说商业信函就应该显得呆板木讷,相反,它也有很多装饰的技巧,但考虑到你目前的基础还不够稳固,我就暂时不跟你谈这个话题了。但不管怎么说,有关写作这件事,不论是对表面的文字还是对文本本身,过多的修饰有时反而会产生负面的影响,而简洁素雅的风格更容易显示出执笔者的威严与雅正,当然,要达到这样的境界是需要不断努力的。另外,写作商业信函还要善于控制内容、注意篇幅,因为商业信函不宜过长,但也不能太短。过长容易因为言多必失而导致对方的笑话,过短又可能导致意思表达不清楚,因此,以达意清晰为原则控
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制篇幅就不会有失误了。
首先,你要将商业信函与普通的私人信件区别开来,因为它们是要求两种不同写作风格的书信。在商业信函中,你要尽量避免使用比喻、对比、引用等修辞手法,如果在这种信件中描述自己深感喜悦的某件事情,那就更会让人觉得分外奇怪了。也就是说,将自己的意思准确无误、真实自然地表达出来是写作商业信件的关键,同时还应做到行文整洁、语句顺畅,并且还要注意细节上的得体大方。如果以服装来打比方的话,写一封标准的商业信函就如同你穿着正式的礼服出席晚宴一样,你也可以打扮讲究,但你一定不能修饰得过于繁琐。在写完信件内容后,你还应该以旁观者的眼光逐字逐句地反复阅读,并纠正其中可能会引起他人误解的地方。在
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检查的时候,你要特别留心代名词和指示性代词的使用是否合理规范,因为繁琐地使用“这个”“那个”“她”“他”等,容易使人产生误会,所以,有时候为了表达精确,哪怕使句子显得冗长一些,你也应该尽量明确地指明诸如某某先生、某件事情等各种信息。
众所周知,书信是有助于增进人们之间了解的有效途径。通过书信,我们可以感知到一个人所具有的各种生活经验和人生态度。关于商业信函,清晰明了地表达意图是最关键的,对于你写出的信件,不管它将被交给谁来阅读,如果对方能充分领略到你要表达的意思,那你所写的信就是成功的。换句话说,你不能写出一封意思含糊不清,没有明确主题的信件,以至于别人为了了解其中的意思而不得不反复阅读相同的内www.99lib.net容。除此之外,书信显得不失格调而有水平也很重要。
孩子,如果你以为是因为在写商业信函,所以态度就没有必要显得那么恭敬、语言也可以不用那么礼貌,那我就一定要纠正你的这种错误想法了。即使是在商业信函中,这方面的细节也是很有讲究的。举个例子,驻国外办事处的外交官在给国内领导或其他支持者写信的时候,在这方面就往往显得尤其谨慎。除此之外,信纸的叠法、信封的封法、签名的笔画等都可以体现出一个人的内涵与修养来,这些也会直接影响到别人会对你产生良好的印象还是恶劣的印象。虽然你现在可能不认同我的这些唠叨,但即便如此,我还是希望你不要在这些方面粗心大意。
一个人如果在生活中容易被各种小事所牵绊,那他在大事面前也会显得缺少操控能力,这
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就是人们常说的“专注于小事而疏忽了大事”的一类人,这种人办事只会挑了芝麻丢了西瓜。一个只懂得专注小事情的人难以办好大事,而一个连小事都做不好的人注定也做不了大事,你现在还处在做好小事的阶段,因此就应该锻炼着把小事情也做得尽善尽美,因为你只有在办理小事的过程中积累经验、磨砺心性,你才可以值得被委以重任,到那时,你也就可以放开手脚、全神贯注地去办大事了。
我不想再一一列举有关商业信函写作中的细枝末节了,也不想像写作范文一样对你进行逐字逐句的叮咛和嘱咐。你已经长大了,我希望你能像一个社会人那样,提纲挈领地去把握商业信函的具体写作方法,希望你能在日常实践中多加考虑我在前面讲到的那些内容。但我发现,你的当务之急是要把字写好,我一直没有想明白
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,为什么你的字迹会这样潦草,一个总是配合着眼睛和手来完成写字动作的人怎么能写不出整齐美观的文字呢?因此,我希望你能改掉写字潦草的坏习惯,如果你始终不能做到写字工整,我想,等到你给身份较高的人物写信时,就会因此感到自惭形秽了。
亲爱的孩子:
爱你的父亲
我一直都希望有朝一日你能够成就一番自己的事业,眼看你马上就要走出人生中至关重要的那一步——成为一名真正的社会人了,为此,我感到格外的高兴。我相信,凭你的资质和积累,你一定可以获得成功,因为我相信,在这个世界上,只要你肯努力,就不存在办不到的事情。当然,前提是,无论对待什么事情,我们都要集中精力、全神贯注。为此,我想以写信为例,给你提出一些有用的建议。
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